Les réunions sont des occasions de transmission d’idées et de présentation des projets. Elles doivent être intéressantes pour retenir l’attention des participants et favoriser les interactions. Comment transmettre vos idées lors des réunions ? Voici trois conseils pour y parvenir, à commencer par la facilitation graphique, encore souvent méconnue.
Priorisez la facilitation graphique
La facilitation graphique consiste à utiliser des visuels pour illustrer les réflexions et les échanges au sein d’un groupe. Lors des réunions, elle accompagne un processus de collaboration et permet la construction d’une vision commune.
La facilitation graphique propose une visualisation juste du sujet traité. Elle s’adapte au contexte du moment, aux cibles auxquelles les idées sont adressées et à l’objectif visé par la réunion. Elle facilite également la mémorisation et revêt un aspect ludique. En effet, la visualisation d’un dessin permet d’avoir un accès rapide à l’information véhiculée. Grâce au dessin, les sujets complexes sont simplifiés, car le dessin rappelle à de nombreuses personnes une époque où presque tout était simple.
La facilitation graphique incite par ailleurs les interactions entre les participants. Au terme de la réunion, elle permet à ces derniers d’avoir une compréhension uniforme des idées partagées et de mieux cerner les enjeux. Pour réussir un tel exploit, il est important de suivre une formation de facilitation graphique. Comme on peut le voir sur le site Axelmage, il existe aujourd’hui des formations à la facilitation graphique destinées aux entreprises. À la fin de la formation, vous serez en mesure de présenter une communication dessinée, pédagogique et exploitable susceptible de rendre les sujets complexes accessibles (video scribing, sketchnoting, cartographies visuelles…).
Les vidéos, un excellent moyen pour étayer vos idées
L’utilisation de la vidéo est un moyen efficace pour communiquer vos idées et rendre votre présentation intéressante et mémorable. Elle peut se présenter sous forme de diapositives PowerPoint ou d’autres types de vidéos que l’on peut projeter sur un écran.
Cette technique de présentation est très prisée au cours des réunions de groupe, car elle permet d’aller à l’essentiel dans les présentations. Quand vous émettez des idées, les vidéos ont pour vocation d’appuyer vos dires et de donner aux participants un bref aperçu des visions qui se cachent derrière votre intervention.
De plus, l’utilisation de la vidéo au cours des réunions permet de maintenir la concentration. Elle capte l’attention des participants et vous redonne confiance en vous. Vous serez alors dans votre élément, et les idées d’amélioration de la présentation viendront aisément.
Préparez des supports pour la transmission de vos idées
Pour une transmission efficace des idées lors des réunions de groupe, il est impératif de préparer les documents de travail qui pourront servir de support. En effet, il peut s’agir de documents techniques, d’échantillons de produit pour une démonstration ou d’un prototype. Au fur et à mesure que votre présentation évolue, le support vous aidera à illustrer vos propos. Il permettra aussi aux participants de vous suivre avec attention. Vous marquerez ainsi leurs esprits de façon à faciliter l’assimilation des informations transmises. Ces derniers seront favorables à vos idées.
Les supports limitent également les risques d’incompréhension dans votre présentation. Même dans ces cas, les participants pourront recourir aux supports pour avoir plus d’éclaircissements.