La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche obligatoire pour tout employeur souhaitant recruter un salarié, et ce, qu’il s’agisse d’un contrat à durée indéterminée (CDI), d’un contrat à durée déterminée (CDD) ou même d’un stage. L’avènement des outils numériques a permis de simplifier cette procédure grâce à la DPAE en ligne. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir comment fonctionne la DPAE en ligne, ses avantages et les étapes à suivre pour effectuer cette déclaration.
Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La Déclaration préalable à l’embauche est une formalité administrative qui permet aux employeurs de fournir aux organismes sociaux toutes les informations nécessaires concernant un nouveau salarié avant son embauche. Cette démarche a plusieurs objectifs :
- Inscrire le salarié auprès des organismes de protection sociale,
- Ouvrir les droits aux prestations sociales du salarié,
- Vérifier que le salarié est bien autorisé à travailler en France,
- Permettre le calcul des cotisations sociales et leur versement aux organismes compétents.
La DPAE doit être effectuée par l’employeur pour tout contrat de travail d’une durée supérieure à 8 jours. Elle doit être réalisée dans un délai maximum de 8 jours avant la date d’embauche du salarié.
La DPAE en ligne : une simplification administrative
Avec le développement des outils numériques, la DPAE peut désormais être effectuée en ligne, ce qui représente un gain de temps considérable pour les employeurs. En effet, cette démarche se fait désormais rapidement et simplement via le site internet de l’Urssaf ou celui de la MSA (Mutualité sociale agricole) pour les entreprises relevant de ce régime.
La DPAE en ligne présente plusieurs avantages :
- Gain de temps : il n’est plus nécessaire de se déplacer auprès des organismes sociaux ou d’envoyer des courriers. La déclaration peut être effectuée directement depuis son ordinateur ou son smartphone,
- Simplification des démarches : les informations à fournir sont claires et précises, et le formulaire en ligne est généralement pré-rempli avec les données déjà connues par l’Urssaf ou la MSA,
- Sécurisation des données : les informations transmises sont cryptées et sécurisées, garantissant ainsi leur confidentialité,
- Rapidité du traitement : une fois la déclaration envoyée, l’employeur reçoit un accusé de réception électronique attestant que sa démarche a bien été prise en compte.
Comment effectuer une DPAE en ligne ? Les étapes à suivre
La réalisation d’une DPAE en ligne est simple et rapide. Voici les étapes à suivre :
- Inscription sur le site de l’Urssaf ou de la MSA : l’employeur doit disposer d’un compte sur le site de l’organisme compétent. Si ce n’est pas encore le cas, il devra s’inscrire en fournissant les informations requises (SIRET, coordonnées, etc.).
- Connexion au compte entreprise : une fois inscrit, l’employeur se connecte à son espace sécurisé avec ses identifiants.
- Accès au service de DPAE en ligne : dans son espace entreprise, l’employeur accède au service dédié à la DPAE.
- Renseignement des informations relatives au salarié et au contrat de travail : l’employeur doit fournir les informations demandées concernant le futur salarié (nom, prénom, date de naissance, nationalité, etc.) ainsi que les caractéristiques du contrat de travail (date d’embauche, durée, temps de travail, etc.). Il est important de vérifier que toutes les informations saisies sont exactes et complètes.
- Validation et envoi de la déclaration : une fois toutes les informations renseignées, l’employeur valide et envoie sa déclaration. Il reçoit alors un accusé de réception électronique confirmant la prise en compte de sa démarche.
Il est à noter que certaines entreprises peuvent également effectuer la DPAE via leur logiciel de paie, à condition que ce dernier soit compatible avec les normes en vigueur (DSN, par exemple).
Les erreurs à éviter lors de la réalisation d’une DPAE en ligne
Afin d’éviter toute complication ou retard dans le traitement de la DPAE, il est important de rester vigilant sur certains points :
- Respecter les délais : la déclaration doit être effectuée dans un délai maximum de 8 jours avant l’embauche du salarié. Passé ce délai, l’employeur s’expose à des sanctions financières,
- Vérifier les informations saisies : une erreur dans les données fournies peut entraîner des complications pour le salarié ou l’entreprise (délai supplémentaire pour le traitement, erreur dans le calcul des cotisations, etc.). Il est donc essentiel de s’assurer de la véracité et de l’exhaustivité des informations renseignées,
- Conserver l’accusé de réception électronique : cet élément constitue la preuve que l’employeur a bien effectué sa démarche. Il doit donc être conservé précieusement.
La DPAE en ligne constitue une avancée majeure dans la simplification des démarches administratives pour les employeurs. En quelques clics, ils peuvent désormais remplir leurs obligations légales et garantir l’inscription de leurs salariés auprès des organismes de protection sociale. Il est toutefois essentiel de rester vigilant sur les délais et les informations fournies afin d’éviter toute complication ou sanction.