La gestion des factures fournisseurs est une tâche relativement chronophage, qu’elle soit prise en charge par le dirigeant au sein d’une PME/TPE ou par un collaborateur dans une structure plus grande. Il est important de trouver un moyen fiable pour gérer efficacement ce type de facturation. Logiciel de dématérialisation, gestion centralisée, accès facilité… Découvrez nos astuces pour optimiser le traitement de vos factures fournisseurs.
Utilisez un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs
Si vous cherchez un moyen de gestion efficace de vos factures fournisseurs, nous vous conseillons l’utilisation d’un logiciel de dématérialisation. Comme il est indiqué par des experts de la gestion dématérialisée sur Deltic.fr, un tel logiciel vous permet d’améliorer le coût de traitement de vos factures.
Grâce à une solution dématérialisée, vous gagnez non seulement de l’argent, mais aussi un temps précieux. Cette option vous facilite énormément la tâche dans l’automatisation de la saisie, la validation ainsi que l’archivage de données comptables sur vos fournisseurs. Qu’il s’agisse de la numérisation, de la saie automatique, du stockage ou de l’envoi de vos factures fournisseurs, la dématérialisation vous simplifie la vie. Il n’est plus nécessaire de perdre votre temps à accomplir ces tâches rébarbatives et chronophages.
Le logiciel de dématérialisation peut parfaitement être connecté à l’ensemble de vos ERP ou encore vos programmes de comptabilité. La digitalisation de vos processus vous garantit un partage et un contrôle de vos factures à portée de clics.
Adoptez un système de gestion centralisée de vos factures
Une meilleure organisation de vos factures fournisseurs passe également par la mise en place d’une gestion centralisée de celles-ci. Concrètement, il s’agit pour votre service comptable de procéder à un regroupement en un seul espace de ces pièces comptables. Cette démarche a l’avantage de vous assurer une vue globale, à la fois sur vos factures fournisseurs et sur vos paiements en cours.
Avec la gestion centralisée, vous disposez d’un outil performant pour gérer les flux financiers de votre société. Vous avez ainsi une visibilité optimale sur l’état de vos paiements en cours et futurs.
Mettez en place une gestion efficiente des accès à vos factures
Pour lutter efficacement contre la fraude, nous vous recommandons de dissocier les tâches de paiement et celles liées à la saisie. Confiez ces taches à deux personnes distinctes et trouvez une troisième personne qui sera chargée de faire les vérifications nécessaires. Pour vous faciliter les choses, les logiciels permettant de gérer les factures fournisseurs accessibles en ligne comportent pour la plupart un paramétrage des accès d’équipes sur le workflow de validation. Dès lors, vous pouvez en toute sécurité configurer les accès. Vous en saurez davantage sur les diverses interventions sur les factures (date, personne connectée, action réalisée, etc).
Envisagez par ailleurs une programmation de vos paiements pour éviter d’éventuelles relances pour des paiements en retard. Grâce à la solution de gestion centralisée de vos factures, vous allez pouvoir disposer d’un compte par fournisseur. Ceci permettra au service comptable de programmer vos virements en vue d’un respect strict des échéances de paiement.